Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

Diese Erklärung gilt für die Website von Baumelder unter baumelder.de und handwerkos.oakmind.de, die Büro-Oberfläche im Browser, die Monteur-App im Browser und die Baumelder-App für iPhone.

1. Verantwortlicher

OAKMIND, Inhaber Steffen Göttle
Josef-Klarl-Allee 6, 89601 Schelklingen, Deutschland
E-Mail: [email protected]

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter derselben Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Wer ist wofür verantwortlich?

Baumelder wird von Handwerksbetrieben für ihre Arbeit genutzt. Dabei gibt es zwei Rollen:

• OAKMIND ist Verantwortlicher für die Website, die Registrierung eines Betriebs, den Vertrag und die Abrechnung mit dem Betrieb, die Missbrauchsabwehr und den technischen Betrieb der Anmeldung.
• Der Betrieb ist Verantwortlicher für alle Daten, die er und seine Beschäftigten in Baumelder erfassen: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Baustellenmeldungen mit Fotos und Sprachaufnahmen, Aufträge, Kunden, Rapporte, Rechnungen und alles Weitere. OAKMIND verarbeitet diese Daten nur im Auftrag des Betriebs auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO), den der Betrieb bei der Registrierung zusammen mit den AGB abschließt.

Haben Sie als Beschäftigter oder als Kunde eines Betriebs Fragen zu Ihren Daten in Baumelder, wenden Sie sich bitte zuerst an diesen Betrieb. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an den Betrieb weiter. Die folgenden Abschnitte beschreiben auch, wie Baumelder technisch mit diesen Daten umgeht.

3. Website

Aufruf der Website

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Wir verarbeiten sie, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Diese Protokolldaten werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Cloudflare

Alle Bereiche von Baumelder sind über Cloudflare erreichbar (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Cloudflare nimmt Ihre Verbindung entgegen, verschlüsselt sie, schützt vor Angriffen und leitet sie an unseren Server weiter. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse, technische Verbindungsdaten und die übertragenen Inhalte während der Übertragung, auch außerhalb der EU. Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig und nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Keine Cookies, keine Werbung

Die Website setzt keine Cookies. Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Dienste von Dritten. Im Speicher Ihres Browsers legen wir nur Ihre Entscheidung zur Statistik ab (Eintrag „baumelder.statistik“ mit Entscheidung, Datum und Fassung), damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen; das ist dafür technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Schriften und Programmbibliotheken, auch für die 3D-Darstellung, kommen von unserem eigenen Server; es gibt keine Anfragen an Dritte wie Google Fonts oder fremde Content-Delivery-Netzwerke.

Reichweitenmessung mit Umami (nur mit Ihrer Einwilligung)

Um zu verstehen, welche Seiten gelesen werden und woher Besucher kommen, zählen wir mit Ihrer Einwilligung Seitenaufrufe mit Umami. Das ist eine quelloffene Software, die wir selbst auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betreiben (Adresse analytics.wickeddesk.com, ebenfalls über Cloudflare erreichbar). Übertragen werden die aufgerufene Adresse ohne Parameter (außer Kampagnenangaben wie utm_source), der Seitentitel, die Herkunftsseite ohne Parameter, Bildschirmgröße und Browsersprache sowie technisch bedingt IP-Adresse und Browserkennung. Umami speichert die IP-Adresse nicht. Es leitet daraus nur Land, Region und Stadt ab und aus der Browserkennung Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Zusammen mit einem Zufallswert, der spätestens jeden Monat wechselt, entsteht eine Besuchskennung, die keinen Rückschluss auf Ihre Person und keine Wiedererkennung über Geräte oder Monate hinweg erlaubt. Es werden keine Cookies gesetzt und kein Skript von Dritten geladen. Weil die Seite dafür Bildschirmgröße und Sprache aus Ihrem Browser liest, fragen wir vorher: Gemessen wird erst, wenn Sie in der Abfrage „Erlauben“ wählen; „Ablehnen“ ist genauso einfach. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über „Statistik-Einstellungen“ unten auf jeder Seite; die Entscheidung gilt auch für das Büro und die Monteur-App im Browser auf dieser Domain. Nach zwölf Monaten fragen wir erneut. Ist in Ihrem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ eingeschaltet, werten wir das als Ablehnung und messen nicht.

Links

Die Website verlinkt auf Apple TestFlight und auf oakmind.de. Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen.

4. Registrierung eines Betriebs

Bei der Registrierung erheben wir Firma bzw. Name des Betriebs, Anschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land), Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und eine PIN sowie die Bestätigung, als Unternehmer zu handeln. Daraus legen wir den Betrieb mit einem Firmen-Code und den Inhaber-Zugang an; Firma, Anschrift und E-Mail-Adresse übernehmen wir in die Firmendaten des Betriebs, die er für seine Rechnungen nutzt und jederzeit ändern kann. Die PIN speichern wir nur als kryptografischen Hash. Die E-Mail-Adresse nutzen wir für die Kommunikation zum Vertrag, etwa für Hinweise zum Ende der Testphase, zu einer fehlgeschlagenen Zahlung oder zur Löschung nach dem Vertragsende.

Nach der Registrierung schicken wir an die angegebene E-Mail-Adresse eine Bestätigung mit dem Firmen-Code, einem Hinweis zur ersten Anmeldung, Links zu AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag und dieser Datenschutzerklärung sowie AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag als PDF. Die PIN steht nicht darin. Die Mail versenden wir über Resend (siehe Abschnitt 7).

Um Missbrauch zu verhindern, zählen wir Registrierungsversuche je IP-Adresse für eine Stunde im Arbeitsspeicher des Servers; dauerhaft gespeichert wird die IP-Adresse dafür nicht.

Als Nachweis des Vertragsschlusses speichern wir bei der Registrierung und bei jedem kostenpflichtigen Abschluss über Stripe oder auf Rechnung, welcher Fassung der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags zugestimmt wurde, mit Zeitpunkt, dem Benutzernamen des zustimmenden Zugangs, der Bestätigung, als Unternehmer zu handeln, und einem kryptografischen Hash der IP-Adresse. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Wird der Betrieb gelöscht, bewahren wir davon nur Name und Firmen-Code des Betriebs, Fassungen, Zeitpunkte, Benutzernamen und die Bestätigung als Unternehmer (ohne IP-Hash) getrennt auf, um Ansprüche aus dem Vertrag nachweisen oder abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und löschen diesen Nachweis mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach der Löschung automatisch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Büro-Oberfläche und Monteur-App im Browser

Für die Anmeldung verarbeiten wir Firmen-Code, Personalnummer und PIN. Nach der Anmeldung setzt der Browser ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Zur Sitzung speichern wir Ablaufzeit, IP-Adresse und Browserkennung, um Sitzungen zu verwalten und Missbrauch zu erkennen; mit dem Ablauf oder der Abmeldung endet die Sitzung.

Statt mit Firmen-Code und PIN kann man sich auch mit einem Passkey anmelden, also mit Face ID, Touch ID oder der PIN des eigenen Geräts. Das Einrichten verlangt die PIN. Wir speichern dafür nur den öffentlichen Schlüssel, eine Kennung des Passkeys, einen selbst gewählten Namen, den Gerätetyp und die Zeitpunkte von Einrichtung und letzter Nutzung. Biometrische Daten und der private Schlüssel verlassen das Gerät nie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ein Passkey lässt sich unter „Mein Zugang“ jederzeit entfernen.

Gegen das Durchprobieren von PINs zählen wir falsche PIN-Eingaben je Benutzername (Firmen-Code und Personalnummer) mit den Zeitpunkten des ersten und des letzten Versuchs. Nach fünf falschen Eingaben in Folge muss der Zugang kurz warten, mit jedem weiteren Fehlversuch länger; die Inhaber des Betriebs erhalten dann einen Hinweis per E-Mail, der die eingegebenen PINs nicht nennt. Wer auf der Anmeldeseite „PIN vergessen?“ wählt, gibt Firmen-Code und Personalnummer an; gehört dazu ein Inhaberzugang, schicken wir einen Link für eine neue PIN an dessen hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese Anfragen zählen wir ebenfalls je Benutzername. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Zugänge vor Missbrauch.

Richtet ein Betrieb einer beschäftigten Person einen App-Zugang ein, hinterlegt er dafür ihre E-Mail-Adresse und bestätigt sie vor dem Versand. An diese Adresse schicken wir im Auftrag des Betriebs eine Einladung mit einem Link; die E-Mail selbst enthält keine Zugangsdaten. Erst wenn die Person den Link öffnet und auf der Seite bestätigt, legen wir ihre Anmeldung an (bei einem bestehenden Zugang: eine neue Start-PIN) und zeigen ihr Firmen-Code, Personalnummer und Start-PIN einmalig an. Die PIN speichern wir nur als kryptografischen Hash; auch das Büro sieht sie nicht. Vom Link speichern wir einen kryptografischen Hash, die Empfängeradresse, Versand- und Öffnungszeitpunkt und den Zustellstatus (siehe Abschnitt 7, E-Mail-Versand). Der Link lässt sich nur einmal und höchstens 72 Stunden lang einlösen. Meldet der E-Mail-Dienst, dass die Mail nicht zugestellt werden konnte oder als Spam gemeldet wurde, sperren wir den Link sofort; das Büro sieht das und kann nach Prüfung der Adresse einen neuen Link senden. Die E-Mail-Adresse bleibt beim Betrieb gespeichert, bis er sie ändert oder löscht. Alternativ kann das Büro den Link ohne E-Mail-Adresse übergeben: Er erscheint dann einmalig als QR-Code im Büro, die Person öffnet ihn mit ihrem eigenen Gerät. In diesem Fall versenden wir nichts und speichern keine Empfängeradresse; alles Übrige gilt wie oben.

Die Büro-Oberfläche speichert im Browser nur Anzeigeeinstellungen. Die Monteur-App im Browser speichert Daten lokal zwischen, damit sie bei schlechter Verbindung weiterarbeiten kann.

Auch hier zählen wir mit Umami (siehe Abschnitt 3), welche Bereiche geöffnet werden, etwa „Rechnungen“ oder „Stempeln“, mit Bildschirmgröße, Sprache und beim ersten Aufruf der Herkunftsseite. Dabei übertragen wir weder Namen, Personalnummer oder Firmen-Code noch Kennungen von Betrieben, Aufträgen, Kunden oder Unterlagen, und wir werten nichts für einzelne Personen aus. Freigabe-Links für Kunden eines Betriebs und geteilte Unterlagen messen wir nicht. Diese Messung verantworten wir selbst, sie geschieht nicht im Auftrag des Betriebs. Sie findet nur mit Einwilligung statt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die das Büro und die Monteur-App im Browser beim ersten Aufruf abfragen, sofern sie nicht schon auf der Website erteilt oder abgelehnt wurde; ändern lässt sie sich jederzeit, im Büro unter „Mein Zugang“, auf der Website unter „Statistik-Einstellungen“. „Do Not Track“ und „Global Privacy Control“ gelten als Ablehnung.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen im Browser ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst), für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO bzw. der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betrieb.

6. Die Baumelder-App für iPhone

Laden und Beta

Die App laden Sie über den App Store oder während der Beta über Apple TestFlight. Dafür verarbeitet Apple Daten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von Apple.

Anmeldung und Speicherung auf dem Gerät

Die App meldet Sie mit Firmen-Code, Personalnummer und PIN an. Zeiten, Meldungen, Fotos, Sprachaufnahmen und die Daten Ihrer Aufträge speichert sie auf dem iPhone, damit Sie auch ohne Netz arbeiten können. Sobald eine Verbindung besteht, überträgt sie diese Daten verschlüsselt an unseren Server.

Berechtigungen

Die App fragt Berechtigungen nur für die jeweilige Funktion an. Sie können sie jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufen.

Die App fragt keinen Standort ab und verwendet kein GPS.

Erkennung auf dem iPhone

Die App wandelt Sprachaufnahmen mit der Spracherkennung von iOS in Text um. Die Erkennung läuft ausschließlich auf dem Gerät; die Aufnahme wird dafür weder an Apple noch an einen anderen Dienst gesendet. Ebenso liest die App Text auf Fotos, etwa auf Typenschildern oder Lieferscheinen, mit der Texterkennung von iOS auf dem Gerät. Auf unterstützten Geräten bildet ein Sprachmodell von Apple, das auf dem iPhone läuft, daraus einen Vorschlag.

Anschließend überträgt die App die Meldung an unseren Server: Text, Fotos, die Sprachaufnahme selbst, das Transkript, den erkannten Text und den Vorschlag. So kann das Büro des Betriebs Aufnahme und Text vergleichen.

Die Tondatei der Sprachaufnahme löschen wir, sobald das Büro die Meldung abgeschlossen hat, in der Regel sofort, spätestens nach etwa einem Tag; das Transkript bleibt beim Betrieb. Entfernt das Büro ein Foto oder eine Aufnahme, löschen wir mit der Datei auch Transkript, erkannten Text und Vorschlag; im Änderungsprotokoll bleibt nur der Vermerk, wer sie wann aus welchem Grund entfernt hat, ohne ihren Inhalt. Beim Fotografieren und Aufnehmen weist die App darauf hin, keine Personen, Gesichter oder Kennzeichen aufzunehmen.

Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Mitteilungen erlauben, erhält die App von Apple eine Gerätekennung (Push-Token), die wir mit Ihrem Zugang speichern. Über den Apple Push Notification Service schicken wir Hinweise, etwa auf eine neue Aufgabe, eine Rückfrage des Büros oder den Stand einer Abwesenheit. Titel und Text der Mitteilung werden dafür an Apple übermittelt. Mitteilungen zu eingetragenen Abwesenheiten nennen weder die Art noch einen Grund, Krankmeldungen erscheinen nie in einer Mitteilung. Bei einem Antrag, etwa auf Urlaub, nennt die Mitteilung die Art und die Entscheidung. Sie können Mitteilungen jederzeit in den iOS-Einstellungen abschalten; beim Abmelden oder Löschen des Zugangs löschen wir die Gerätekennung.

Karten

Die Detailansicht eines Auftrags zeigt eine Karte des Einsatzorts. Die Kartenbilder lädt die App direkt vom Kartendienst der OpenStreetMap Foundation (tile.openstreetmap.org, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich). Dabei werden Ihre IP-Adresse, die App-Kennung und der angezeigte Kartenausschnitt übertragen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betrieb.

Keine Analyse- und Werbedienste

Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichts-Bibliotheken von Drittanbietern.

7. Verarbeitung der Betriebsdaten auf unserem Server

Alle Daten, die ein Betrieb in Baumelder erfasst, speichern wir auf einem von OAKMIND betriebenen Server in Deutschland. Die Betriebe sind in der Datenbank technisch voneinander getrennt.

KI-Textvorschläge (nur nach Einschalten durch den Betrieb)

Ein Betrieb kann im Büro unter „KI“ die KI-Textvorschläge einschalten. Das kann nur die Geschäftsführung des Betriebs; sie stimmt dabei für den Betrieb den unten genannten Unterauftragsverarbeitern ausdrücklich zu. Ausschalten lässt sich die Funktion jederzeit. Solange sie aus ist, senden wir für Vorschläge keine Daten an diese Anbieter; Rapporttexte entstehen dann aus der Vorlage.

Ist die Funktion eingeschaltet, sendet unser Server nur die Angaben, die der jeweilige Vorschlag braucht: für Textvorschläge zu Rapporten die Stichpunkte, die Auftragsbezeichnung, die Vorlage und das Material, für das Ordnen von Baustellenmeldungen deren Text und Fotos, für Materialvorschläge Text, Menge und Einheit von Leistungspositionen ohne Preise und ohne Kundenangaben und für das Lesen importierter Angebote das Dokument als Text oder Bild. Fotos, Meldungen und Angebotsdokumente können Personen zeigen oder Namen und Kontaktdaten von Kunden des Betriebs enthalten.

Die Anfragen laufen über OpenRouter, Inc. (169 Madison Avenue #2404, New York, NY 10016, USA) in deren EU-Region: Sie werden in der EU entschlüsselt und nur an Rechenzentren in der EU weitergeleitet. Das Sprachmodell läuft bei Microsoft Azure OpenAI in Rechenzentren in der EU, ersatzweise bei Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) in der EU; beide bindet OpenRouter als seine Unterauftragsverarbeiter ein. Jede Anfrage verlangt, dass die Anbieter Eingaben und Ergebnisse nicht speichern (Zero Data Retention) und nicht zum Training verwenden; das Protokollieren von Eingaben ist bei OpenRouter nicht eingeschaltet. Weil OpenRouter seinen Sitz in den USA hat, gelten dafür zusätzlich die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenRouter.

Für diese Verarbeitung ist der Betrieb verantwortlich. OAKMIND und die genannten Anbieter verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO); die Anbieter stehen in Anlage 2, Teil D des Auftragsverarbeitungsvertrags. Wer die Funktion wann eingeschaltet und welcher Fassung der Anbieterliste zugestimmt hat, speichern wir beim Betrieb als Nachweis. Die Ergebnisse sind Vorschläge und werden erst durch einen Menschen im Betrieb übernommen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Schon verbundenes eigenes Konto bei OpenAI

Betriebe, die im Büro bereits ein eigenes Konto bei OpenAI verbunden haben, können diese Verbindung weiter nutzen; neu verbinden lässt sich ein Konto im Büro nicht mehr. Solange die Verbindung besteht, hat sie Vorrang vor den KI-Textvorschlägen: Dann sendet unser Server für Textvorschläge zu Rapporten die Stichpunkte, die Auftragsbezeichnung, die Vorlage und das Material, für Materialvorschläge Text, Menge und Einheit von Leistungspositionen ohne Preise und ohne Kundenangaben sowie für das Lesen importierter Angebote das Dokument als Text oder Bild an OpenAI (USA). Angebotsdokumente können Namen und Kontaktdaten der Kunden des Betriebs enthalten. Für diese Übermittlung gelten die Bedingungen, die der Betrieb mit OpenAI vereinbart hat. Trennen lässt sich die Verbindung jederzeit im Büro unter „KI“.

Umwandlung von Adressen in Koordinaten

Einsatzadressen senden wir an keinen externen Kartendienst. Die Kartenposition eines Einsatzorts bestimmt nur ein eigener Dienst auf unserem Server, sofern er eingerichtet ist; die Adresse verlässt unseren Server dafür nicht.

Kalender-Synchronisation

Nutzer können Baumelder mit Google Kalender, Microsoft 365 bzw. Exchange oder iCloud verbinden oder einen Abonnement-Link in ihr Kalenderprogramm eintragen. Dann schreibt Baumelder Einsätze und Termine mit Titel, Zeit, Ort und Beschreibung in den gewählten Kalender. Termine aus diesem Kalender übernimmt Baumelder nur, wenn das für die Verbindung eingeschaltet ist; sie sind dann auch im Kalender des Betriebs sichtbar. Abwesenheiten erscheinen im verbundenen Kalender nur als „Abwesend“, ohne Grund. Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Für die Verarbeitung im jeweiligen Kalenderdienst gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Bei Google Kalender fordert Baumelder nur Zugriff auf die Termine im gewählten Kalender und auf die Liste der Kalender an. Daten aus dem Google-Konto verwenden wir ausschließlich für diesen Abgleich: nicht für Werbung, nicht zum Training von KI-Modellen und ohne Weitergabe an Dritte, außer soweit es für den Abgleich nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Baumelder von Google-APIs erhält, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Baumelder’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Freigaben durch Kunden des Betriebs

Betriebe können ihren Kunden Links zu Angeboten, Nachträgen, Rapporten oder Rechnungen senden oder vor Ort eine Unterschrift auf dem Gerät einholen. Dabei speichern wir im Auftrag des Betriebs Name, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Entscheidung, Kommentar und Unterschrift.

E-Mail-Versand

E-Mails von Baumelder, etwa Rechnungen, Mahnungen und Freigabe-Links eines Betriebs an seine Kunden oder Hinweise an Nutzer, versenden wir über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Der Versand läuft über Server in Irland; Kontodaten, Metadaten und Protokolle von Resend liegen in den USA. Übermittelt werden Empfängeradresse, Name, Betreff, Inhalt und Anhänge. Resend ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Resend meldet uns, ob eine E-Mail zugestellt wurde; diesen Zustellstatus speichern wir zum Nachweis beim Versand. Öffnungen und Klicks werden nicht verfolgt.

8. Zahlungsabwicklung

Stripe

Schließt ein Betrieb das Abonnement im Büro ab, erfolgt die Zahlung über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Sie werden dafür auf eine Seite von Stripe weitergeleitet. Stripe verarbeitet Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung, auch zur Betrugsprävention, und kann Daten in die USA übermitteln. Wir erhalten von Stripe Kunden- und Abonnement-Kennungen, den Status des Abonnements, die gebuchte Zahl der Zugänge und den Stand von Rechnungen und Zahlungen, keine vollständigen Zahlungsdaten. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Abonnement über Apple

Schließt der Inhaber eines Betriebs das Abonnement in der iPhone-App ab, ist Apple der Verkäufer und verarbeitet die Kauf- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Jeder Kauf trägt eine zufällige Kennung des Betriebs, damit wir ihn zuordnen können. Wir erhalten von Apple eine signierte Kaufbestätigung mit Produkt, Laufzeit, Transaktionskennung und dieser Kennung, aber keine Zahlungsdaten.

Bestellung auf Rechnung

Bestellt ein Betrieb auf Rechnung, speichern wir die Bestellung mit Zahlweise, Zahl der Zugänge, Kontaktangabe und Nachricht, um das Abonnement freizuschalten und abzurechnen.

9. Kontakt per E-Mail und „Problem melden“

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Mit „Problem melden“ in der App und im Büro schicken Sie uns eine Beschreibung und auf Wunsch ein Foto oder Bildschirmfoto. Automatisch kommen technische Angaben dazu: Version von App oder Büro, Plattform und Betriebssystem, Browserkennung, Sprache, angezeigte Seite, Zeitpunkt des letzten Abgleichs und Zahl der noch nicht übertragenen Einträge sowie Ihre Rolle, der Name des Betriebs und die Kennungen von Betrieb und Person. PINs und Zugangsdaten werden nie übertragen. Wir speichern die Meldung auf unserem Server, leiten sie per E-Mail über Resend (siehe Abschnitt 7) an unser Support-Postfach weiter und schicken eine Eingangsbestätigung an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Meldungen sind für den Betrieb nicht einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Wir löschen Meldungen, wenn die Anfrage erledigt ist, spätestens mit der Löschung des Betriebs.

10. Datensicherung

Wir sichern Datenbank und Dateien täglich. Die Sicherungen liegen zunächst auf einem getrennten Speicher unseres Servers in Deutschland und werden 30 Tage aufbewahrt. Vor jeder Aktualisierung von Baumelder sichern wir die Datenbank zusätzlich auf einem getrennten Datenträger desselben Servers und bewahren diese Sicherungen 90 Tage auf. Einen externen Sicherungsdienst nutzen wir derzeit nicht.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Empfänger: Cloudflare, Hetzner (Server der Reichweitenmessung in Deutschland), Apple (Push und App Store), Anthropic und OpenAI (KI-gestützte Werkzeuge für Wartung und Fehlersuche, im Einzelfall und nur über Geschäftskonten mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Nutzung zum Training), Stripe, Resend, die OpenStreetMap Foundation (Kartenbilder in der App), OpenRouter, Microsoft und Mistral AI (KI-Textvorschläge, nur wenn ein Betrieb sie einschaltet) sowie die Dienste, die ein Betrieb selbst verbindet (ein bereits verbundenes Konto bei OpenAI, Kalenderdienste). Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln, Übermittlungen in das Vereinigte Königreich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

12. Speicherdauer

• Daten der Betriebe: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Vertragsende bleiben sie lesbar und lassen sich vollständig exportieren. Auf Wunsch des Betriebs löschen wir sie nach einer Wartezeit von 30 Tagen vollständig, einschließlich aller gespeicherten Dateien; sonst frühestens 90 Tage nach dem Vertragsende und frühestens 30 Tage nach einer Ankündigung per E-Mail. In Sicherungen laufen sie mit deren Aufbewahrungsfristen aus.
• Nachweis der Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag: für die Dauer des Vertrags und nach der Löschung des Betriebs in verkürzter Form bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres danach (siehe Abschnitt 4).
• Löscht eine Person ihren eigenen Zugang, entfernen wir sofort Anmeldung, Sitzungen und Gerätekennungen. Arbeitszeiten und Unterlagen bleiben beim Betrieb, der sie aufbewahren muss.
• Tondateien von Sprachaufnahmen zu Baustellenmeldungen: bis das Büro die Meldung abschließt, spätestens etwa einen Tag danach. Transkripte und Fotos bleiben beim Betrieb, bis er sie entfernt oder seine Daten löschen lässt.
• KI-Textvorschläge: Die Anbieter speichern Eingaben und Ergebnisse nicht. Was als Vorschlag in Baumelder steht, etwa die Auswertung einer Meldung, bleibt wie die übrigen Daten beim Betrieb.
• Schaltet ein Betrieb den Zugang einer Person ab, beenden wir sofort ihre Sitzungen und entfernen Gerätekennungen für Push-Mitteilungen, Passkeys, offene Zugangslinks und Kalenderverbindungen; ist ein Austritt eingetragen, auch die Anmeldung selbst.
• Während der Vertragslaufzeit entscheidet der Betrieb, wann er seine Daten löscht. Baumelder zeigt ihm dafür Löschvorschläge nach Fristen je Datenart (Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 3) und löscht oder anonymisiert erst auf seine Anweisung.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten von OAKMIND: bis zu zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.
• Sitzungsdaten: bis zum Ablauf oder zur Abmeldung.
• Reichweitenmessung: IP-Adressen gar nicht; gezählte Aufrufe mit Besuchskennung, solange wir sie zur Verbesserung des Angebots brauchen. Ihre Entscheidung zur Statistik im Browser: zwölf Monate, dann fragen wir erneut.
• Versandprotokoll der E-Mails: für die Dauer des Vertrags mit dem Betrieb.
• Einladungslinks für neue Zugänge: gültig höchstens 72 Stunden. Hinter neuen Links liegen keine Zugangsdaten, die Anmeldung entsteht erst beim Einlösen; verschlüsselte Zugangsdaten älterer Links löschen wir nach deren Ablauf.
• Passkeys: bis die Person sie entfernt oder ihr Zugang abgeschaltet wird.
• Zählung falscher PIN-Eingaben und Anfragen „PIN vergessen?“: bis zur nächsten richtigen Anmeldung, sonst höchstens zwei Tage.

13. Datensicherheit

Wir übertragen alle Daten verschlüsselt, trennen die Betriebe in der Datenbank voneinander, vergeben Rechte nach Rollen, protokollieren Änderungen, speichern Zugangsschlüssel für verbundene Dienste verschlüsselt und sichern die Daten täglich.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Daten, die ein Betrieb in Baumelder verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den Betrieb. Wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Registrierung und den Vertrag sind die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben erforderlich. Die Nutzung von Kamera, Mikrofon, Kalender und Mitteilungen ist freiwillig; ohne sie stehen die jeweiligen Funktionen nicht zur Verfügung.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Baumelder oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.