Datenschutzerklärung

Stand: 28. September 2026

Diese Erklärung gilt für die Website von Baumelder unter baumelder.de und handwerkos.oakmind.de, die Büro-Oberfläche im Browser, die Monteur-App im Browser und die Baumelder-App für iPhone.

1. Verantwortlicher

OAKMIND, Inhaber Steffen Göttle
Josef-Klarl-Allee 6, 89601 Schelklingen, Deutschland
E-Mail: [email protected]

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter derselben Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Wer ist wofür verantwortlich?

Baumelder wird von Handwerksbetrieben für ihre Arbeit genutzt. Dabei gibt es zwei Rollen:

• OAKMIND ist Verantwortlicher für die Website, die Registrierung eines Betriebs, den Vertrag und die Abrechnung mit dem Betrieb, die Missbrauchsabwehr und den technischen Betrieb der Anmeldung.
• Der Betrieb ist Verantwortlicher für alle Daten, die er und seine Beschäftigten in Baumelder erfassen: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Baustellenmeldungen mit Fotos und Sprachaufnahmen, Aufträge, Kunden, Rapporte, Rechnungen und alles Weitere. OAKMIND verarbeitet diese Daten nur im Auftrag des Betriebs auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

Haben Sie als Beschäftigter oder als Kunde eines Betriebs Fragen zu Ihren Daten in Baumelder, wenden Sie sich bitte zuerst an diesen Betrieb. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an den Betrieb weiter. Die folgenden Abschnitte beschreiben auch, wie Baumelder technisch mit diesen Daten umgeht.

3. Website

Aufruf der Website

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Wir verarbeiten sie, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Diese Protokolldaten werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Cloudflare

Alle Bereiche von Baumelder sind über Cloudflare erreichbar (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Cloudflare nimmt Ihre Verbindung entgegen, verschlüsselt sie, schützt vor Angriffen und leitet sie an unseren Server weiter. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse, technische Verbindungsdaten und die übertragenen Inhalte während der Übertragung, auch außerhalb der EU. Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig und nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Keine Cookies, kein Tracking

Die Website setzt keine Cookies. Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Schriften und Programmbibliotheken, auch für die 3D-Darstellung, kommen von unserem eigenen Server; es gibt keine Anfragen an Dritte wie Google Fonts oder fremde Content-Delivery-Netzwerke.

Links

Die Website verlinkt auf Apple TestFlight und auf oakmind.de. Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen.

4. Registrierung eines Betriebs

Bei der Registrierung erheben wir Betriebsname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und eine PIN. Daraus legen wir den Betrieb mit einem Firmen-Code und den Inhaber-Zugang an. Die PIN speichern wir nur als kryptografischen Hash. Die E-Mail-Adresse nutzen wir für die Kommunikation zum Vertrag, etwa für Hinweise zum Ende der Testphase oder zu einer fehlgeschlagenen Zahlung.

Um Missbrauch zu verhindern, zählen wir Registrierungsversuche je IP-Adresse für eine Stunde im Arbeitsspeicher des Servers; dauerhaft gespeichert wird die IP-Adresse dafür nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Büro-Oberfläche und Monteur-App im Browser

Für die Anmeldung verarbeiten wir Firmen-Code, Personalnummer und PIN. Nach der Anmeldung setzt der Browser ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Zur Sitzung speichern wir Ablaufzeit, IP-Adresse und Browserkennung, um Sitzungen zu verwalten und Missbrauch zu erkennen; mit dem Ablauf oder der Abmeldung endet die Sitzung.

Die Büro-Oberfläche speichert im Browser nur Anzeigeeinstellungen. Die Monteur-App im Browser speichert Daten lokal zwischen, damit sie bei schlechter Verbindung weiterarbeiten kann.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen im Browser ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst), für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO bzw. der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betrieb.

6. Die Baumelder-App für iPhone

Laden und Beta

Die App laden Sie über den App Store oder während der Beta über Apple TestFlight. Dafür verarbeitet Apple Daten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von Apple.

Anmeldung und Speicherung auf dem Gerät

Die App meldet Sie mit Firmen-Code, Personalnummer und PIN an. Zeiten, Meldungen, Fotos, Sprachaufnahmen und die Daten Ihrer Aufträge speichert sie auf dem iPhone, damit Sie auch ohne Netz arbeiten können. Sobald eine Verbindung besteht, überträgt sie diese Daten verschlüsselt an unseren Server.

Berechtigungen

Die App fragt Berechtigungen nur für die jeweilige Funktion an. Sie können sie jederzeit in den iOS-Einstellungen widerrufen.

Die App fragt keinen Standort ab und verwendet kein GPS.

Erkennung auf dem iPhone

Die App wandelt Sprachaufnahmen mit der Spracherkennung von iOS in Text um. Die Erkennung läuft ausschließlich auf dem Gerät; die Aufnahme wird dafür weder an Apple noch an einen anderen Dienst gesendet. Ebenso liest die App Text auf Fotos, etwa auf Typenschildern oder Lieferscheinen, mit der Texterkennung von iOS auf dem Gerät. Auf unterstützten Geräten bildet ein Sprachmodell von Apple, das auf dem iPhone läuft, daraus einen Vorschlag.

Anschließend überträgt die App die Meldung an unseren Server: Text, Fotos, die Sprachaufnahme selbst, das Transkript, den erkannten Text und den Vorschlag. So kann das Büro des Betriebs Aufnahme und Text vergleichen.

Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Mitteilungen erlauben, erhält die App von Apple eine Gerätekennung (Push-Token), die wir mit Ihrem Zugang speichern. Über den Apple Push Notification Service schicken wir Hinweise, etwa auf eine neue Aufgabe, eine Rückfrage des Büros oder den Stand einer Abwesenheit. Titel und Text der Mitteilung werden dafür an Apple übermittelt. Mitteilungen zu Abwesenheiten nennen weder die Art der Abwesenheit noch einen Grund. Sie können Mitteilungen jederzeit in den iOS-Einstellungen abschalten; beim Abmelden oder Löschen des Zugangs löschen wir die Gerätekennung.

Karten

Die Detailansicht eines Auftrags zeigt eine Karte des Einsatzorts. Die Kartenbilder lädt die App direkt vom Kartendienst der OpenStreetMap Foundation (tile.openstreetmap.org, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich). Dabei werden Ihre IP-Adresse, die App-Kennung und der angezeigte Kartenausschnitt übertragen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betrieb.

Keine Analyse- und Werbedienste

Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichts-Bibliotheken von Drittanbietern.

7. Verarbeitung der Betriebsdaten auf unserem Server

Alle Daten, die ein Betrieb in Baumelder erfasst, speichern wir auf einem von OAKMIND betriebenen Server in Deutschland. Die Betriebe sind in der Datenbank technisch voneinander getrennt.

Automatische Auswertung

Ergänzend zur Erkennung auf dem iPhone kann unser Server Fotos beschreiben, Textvorschläge für Rapporte erstellen und importierte Angebotsdokumente lesen. Dafür läuft ein Sprachmodell auf unserem eigenen Server; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und werden erst durch einen Menschen im Betrieb übernommen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Optionale Verbindung mit OpenAI

Ein Betrieb kann unter „KI“ ein eigenes Konto bei OpenAI verbinden. Nur dann sendet unser Server für Textvorschläge zu Rapporten die Stichpunkte, die Auftragsbezeichnung, die Vorlage und das Material sowie für das Lesen importierter Angebote das Dokument als Text oder Bild an OpenAI (USA). Angebotsdokumente können Namen und Kontaktdaten der Kunden des Betriebs enthalten. Für diese Übermittlung gelten die Bedingungen, die der Betrieb mit OpenAI vereinbart hat; der Betrieb entscheidet, ob er die Funktion nutzt.

Umwandlung von Adressen in Koordinaten

Um Einsatzorte auf der Karte zu zeigen und Einsätze zu planen, sendet unser Server die Einsatzadresse eines Auftrags an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) und speichert die Koordinaten beim Auftrag. Übertragen wird nur die Adresse, keine Namen.

Kalender-Synchronisation

Nutzer können Baumelder mit Google Kalender, Microsoft 365 bzw. Exchange oder iCloud verbinden oder einen Abonnement-Link in ihr Kalenderprogramm eintragen. Dann werden Termine mit Titel, Zeit, Ort und Beschreibung zwischen Baumelder und dem gewählten Kalender abgeglichen. Abwesenheiten erscheinen dort nur als „Abwesend“, ohne Grund. Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Für die Verarbeitung im jeweiligen Kalenderdienst gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Freigaben durch Kunden des Betriebs

Betriebe können ihren Kunden Links zu Angeboten, Nachträgen, Rapporten oder Rechnungen senden oder vor Ort eine Unterschrift auf dem Gerät einholen. Dabei speichern wir im Auftrag des Betriebs Name, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Entscheidung, Kommentar und Unterschrift.

E-Mail-Versand

E-Mails von Baumelder, etwa Rechnungen, Mahnungen und Freigabe-Links eines Betriebs an seine Kunden oder Hinweise an Nutzer, versenden wir über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Der Versand läuft über Server in Irland; die Kontodaten von Resend liegen in den USA. Übermittelt werden Empfängeradresse, Name, Betreff, Inhalt und Anhänge. Resend ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Resend meldet uns, ob eine E-Mail zugestellt wurde; diesen Zustellstatus speichern wir zum Nachweis beim Versand. Öffnungen und Klicks werden nicht verfolgt.

8. Zahlungsabwicklung

Stripe

Schließt ein Betrieb das Abonnement im Büro ab, erfolgt die Zahlung über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Sie werden dafür auf eine Seite von Stripe weitergeleitet. Stripe verarbeitet Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung, auch zur Betrugsprävention, und kann Daten in die USA übermitteln. Wir erhalten von Stripe Kunden- und Abonnement-Kennungen, den Status des Abonnements, die gebuchte Zahl der Zugänge und den Stand von Rechnungen und Zahlungen, keine vollständigen Zahlungsdaten. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Abonnement über Apple

Schließt der Inhaber eines Betriebs das Abonnement in der iPhone-App ab, ist Apple der Verkäufer und verarbeitet die Kauf- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Jeder Kauf trägt eine zufällige Kennung des Betriebs, damit wir ihn zuordnen können. Wir erhalten von Apple eine signierte Kaufbestätigung mit Produkt, Laufzeit, Transaktionskennung und dieser Kennung, aber keine Zahlungsdaten.

Bestellung auf Rechnung

Bestellt ein Betrieb auf Rechnung, speichern wir die Bestellung mit Zahlweise, Zahl der Zugänge, Kontaktangabe und Nachricht, um das Abonnement freizuschalten und abzurechnen.

9. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Datensicherung

Wir sichern Datenbank und Dateien täglich. Die Sicherungen liegen zunächst auf einem getrennten Speicher unseres Servers in Deutschland und werden 30 Tage aufbewahrt. Zusätzlich übertragen wir sie vor dem Versand verschlüsselt zu BorgBase als externem Speicher; ohne unseren Schlüssel kann BorgBase die Inhalte nicht lesen. Dort bewahren wir tägliche Stände 7 Tage, wöchentliche 4 Wochen und monatliche 6 Monate auf.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Empfänger: Cloudflare, Apple (Push, App Store, In-App-Kauf), Stripe, Resend, BorgBase (nur verschlüsselt), die OpenStreetMap Foundation (Karten und Adressumwandlung) sowie die Dienste, die ein Betrieb selbst verbindet (OpenAI, Kalenderdienste). Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln, Übermittlungen in das Vereinigte Königreich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

12. Speicherdauer

• Daten der Betriebe: für die Dauer des Vertrags. Nach Ablauf bleiben sie lesbar und lassen sich vollständig exportieren. Auf Wunsch des Betriebs löschen wir sie nach einer Wartezeit von 30 Tagen vollständig, einschließlich aller gespeicherten Dateien; in Sicherungen laufen sie mit deren Aufbewahrungsfristen aus.
• Löscht eine Person ihren eigenen Zugang, entfernen wir sofort Anmeldung, Sitzungen und Gerätekennungen. Arbeitszeiten und Unterlagen bleiben beim Betrieb, der sie aufbewahren muss.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten von OAKMIND: bis zu zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.
• Sitzungsdaten: bis zum Ablauf oder zur Abmeldung.
• Versandprotokoll der E-Mails: für die Dauer des Vertrags mit dem Betrieb.

13. Datensicherheit

Wir übertragen alle Daten verschlüsselt, trennen die Betriebe in der Datenbank voneinander, vergeben Rechte nach Rollen, protokollieren Änderungen, speichern Zugangsschlüssel für verbundene Dienste verschlüsselt und sichern die Daten täglich.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Daten, die ein Betrieb in Baumelder verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den Betrieb. Wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Registrierung und den Vertrag sind die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben erforderlich. Die Nutzung von Kamera, Mikrofon, Kalender und Mitteilungen ist freiwillig; ohne sie stehen die jeweiligen Funktionen nicht zur Verfügung.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Baumelder oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.